科技期刊编辑时间管理

分类:新闻中心 发表时间:2021-02-05 10:26

  时间管理意识与科技期刊编辑工作效率和生活质量息息相关。科学、合理地分配有限的时间是科技期刊编辑职业素养和个人能力的一个重要体现,同时,也直接影响期刊的效率和质量。科技期刊的特殊性决定其日常工作相对繁杂,可能需要同时处理和推进不同文章的各个阶段工作流程,比如选题策划、组稿约稿、初审送审、编辑加工、退修校对等,过程中涉及作者、审稿专家、领导同事等,需要多方协调合作[1-2]。本研究分享一些个人心得和实践经验,希望通过改变一些认知误区,提高科技期刊编辑的工作效率和生活质量,减轻职业压力,提升职业幸福感。

科技期刊编辑时间管理

  一、时间管理的认知误区

  据调查,科技期刊编辑女性占多数,通常需要思考的问题就是如何平衡事业和家庭。我们看到能将工作和家庭完美平衡的状态并非全部事实,也并非他们都是时间管理高手,真相是那些看似轻松的职场妈妈们,背后付出的努力、舍弃的东西以及能获得的资源是我们看不到的。其次,时间管理并非万能,拥有足够多的“时间”被管理是我们往往容易忽视的一个基本前提,其次才能研究时间管理的技巧。如果仅仅只有1个小时,就算时间利用率达100%,也不过1个小时。而如果有5个小时,即使利用率仅50%,也有2.5小时能用[3-4]。因此,首先要保证时间分配得足够多,才能确保有满意的收获。然而,每个人每天的时间是有限的24个小时,如果你能借力,别人的时间也是你的可利用资源,时间就会自然而然地变多了。“开源永远比节流管用。”经典的效能管理、自控力、时间管理书籍,比如《番茄工作法》《GettingThingsDone》《奇特的一生》《精力管理》等会说道很多提升时间管理的经验,如果不落实到实际工作,多半是纸上谈兵[4]。时间管理好似一个习惯的养成,需要在摸索中思考,坚定信心、反复内化[5]。对如何在工作中做好时间管理这一问题,笔者与同行编辑们进行过探讨,总结认为:优先确定好工作的优先顺序是关键,充分理解工作内容的轻重程度是重点,在实际工作中,要学会对工作的优先顺序和内容重要性进行综合平衡。可以从工作的截止时间和紧急程度明确工作的优先顺序,从工作的目标和价值来判断工作的重要性[6-7]。然而,以上判断往往存在一定的主观性,因此拥有正确的时间观念,才能做好时间管理。落实到科技期刊编辑的具体工作来说,杂志的出刊日期是固定不变的,这就是编辑工作的截止时间,一般是可提前不推后[1]。因此,需要按照文章的处理流程和稿件情况,合理分配每个阶段的时间和工作内容,比如每篇新稿初审外审控制在1周内,通读退修2天内等。对于具有重大创新性、时效性强(如COVID-19疫情相关文章)或指南共识类文章,属于优先处理级别,可灵活安排。除了约稿、送审工作外,文章的退修编辑、文字细节处理和校对是科技期刊编辑最花时间和精力的一个环节,因此编辑也戏称自己是“文字民工”,事实上选题策划和组稿才是编辑工作价值最能体现的地方[7-10]。然而,就如前所说,高质量期刊或是拥有很多专家资源、编辑资源和稿件资源,这些是一般期刊不可媲美的。其次,一个人的时间是有限的,如果能将一些事务性工作,比如联系审稿专家送外审、送终审等,交由专人负责,通过借力,节约稿件处理时间,势必会提高文字处理精细度,从而提升稿件质量[7-8]。

  二、时间管理的取舍心得

  通用的时间管理方法有很多,包括计划清单表格、“四象限”法则、打卡记录表格、九宫格日记表、“吞青蛙”表格、甘特图、三十四枚金币时间管理法,碎片时间清单、番茄工作法等[4]。针对科技期刊编辑的个性化需要,笔者认为以下几个方式不妨试试:

  (一)通过列清单,直观化日常工作

  科技期刊编辑每天面对大量的稿件处理,不同的稿件又处于不同的处理进度,同时还需要兼顾一些事务性工作。大量的研究显示编辑的职业倦怠和心理压力较大,这与时间管理效能不无关系[11-12]。如果尝试把每天的工作安排、甚至每周的工作任务罗列成清单,就比较清晰了,做到心中有数,自然能从容不迫了。比如,你可以利用纸笔或电子工具记事本等将所有工作和生活的待办事项事无巨细地记录下来。然后再根据事项的紧急度和重要性标注清楚,不仅可以避免忘事,也可以给大脑腾地方,无需花费额外的注意力和能量去记忆,既让自己有安全感,也可减轻不必要的焦虑[2]。落实到科技期刊编辑的具体工作中,每天工作前,建议先检查清单上还有没有未完成的共工作,及时添加新的工作任务和补充连续性工作的进度条,比如新投稿的处理等[13]。每天下班时,再回顾检查一下清单,完成的工作删除或划掉。事实上,每当看到自己一天可以完成那些工作,划掉多项事务后,成就感和满足感会油然而生。就如前提醒的一样,需要标注工作要点,划分事务优先级,分出轻重缓急,学会做取舍,什么都想要,最后可能什么都做不好,尤其是编辑工作,最是需要专注力和精细化的工作[3]。

  (二)借助番茄工作法,拆解时间

  番茄工作法是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的,是一种相对于GTD更微观和简单易行的时间管理方法。番茄工作法的规则是,选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后短暂休息5分钟,每4个番茄时段就进行一次较长时间的休息。完成一个任务后,就划掉它,增加成就感,避免半途而废。时间是看不见摸不着的无形存在,如果不进行有意识地划分,就会悄悄地流逝。番茄工作法的精髓就是,一次只做专注一件事,注重时间的质量;其次是按照轻重缓急程度分解目标任务,高效完成;同时还要整理杂乱无序的工作事项,克服拖延症;最后持续性和轻松地提高时间管理能力,让每一项任务的结果都能达到预期[2-3]。编辑工作是最适合采用番茄工作法,同个时间段可能有的文章属于审稿阶段,有的文章还需要编辑处理,有的文章准备发稿排版,有的还要逐字校对定稿,如果不能专注于某项工作,有的放矢,则会非常混乱,甚至延误发表时滞,降低学术质量。

  (三)利用好碎片时间,不透支休息时间

  人们其实有一个误区,认为利用零碎时间休息是比较省时间的,其实不然。科技期刊编辑改稿需要往往需要一整块时间,否则思维被打断,较难发现文章的逻辑错误和细节问题。那么,如果工作时间段被临时沟通和任务打断时,如何利用碎片时间就是值得思考的问题。我们可以试试不急于回归之前的工作状态,而是像番茄工作法那样,先暂停几分钟专门留出来休息,用以恢复体能和提升满足感,利用碎片时间思考复盘,将接下来的工作在脑子里过一遍,然后再采取行动,或许会效率倍增[8-9]。对于科技期刊编辑来说,或许不是没管理好时间,而是确实工作繁重,没有时间停下来,总是文章改完一篇又一篇,杂志出完一期接着一期[9]。但好在,除了基础知识,编辑技能熟练掌握主要还是源于日常工作的训练和积累。科技期刊文章的格式和语言表达要求相对固定,根据标准修改各种五花八门的稿件,满足各类个性化需要,必须得在长时间的实践中摸索[10,13]。科技期刊编辑都要树立正确的时间管理观,同时也要对自己充满信心,合理需求可利用资源和解决方案。

  三、结语

  每个职场人,包括科技期刊编辑的工作状态和家庭情况都不一样,不可能轻松、完美地平衡,认识到每个人每天只有24小时,都只有一双手,就不要太苛责自己[3]。与其说是时间管理,不如说是个人管理。与其着重于时间与编辑事务的工作安排,不如重点维持和平衡工作目标的达成和产能的恢复。放轻松,找方法,给时间找寻真正的意义和价值,或许你会发现更有利用好时间的内驱力,而不仅仅是编辑工作。调整好心态和认知偏差,运用科学的时间管理方法,不仅可以显著提升科技期刊编辑的工作效率和质量,还能增强个人的职业幸福感,实现自身的良性发展。

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